El motivo real por el que tu plan de CRM o email marketing no deja de subir de precio
Si usas un CRM como HubSpot o Salesforce, o una plataforma de email marketing como Mailchimp o Brevo, seguro que conoces esa sensación: el negocio crece, las listas y bases de contactos crecen con él, y de repente te toca subir de plan. Lo que muchas veces no se tiene tan claro es por qué sube el precio.
La mayoría de estas plataformas, tanto los CRM como las herramientas de email marketing, no cobran por lo que envías o gestionas cada mes. Cobran por el número de contactos registrados en tu cuenta. Y ahí está el problema: si tienes varias listas, audiencias o pipelines: una de clientes, otra de asistentes a un evento, otra de leads de una campaña concreta… es muy probable que un mismo contacto esté repetido en dos, tres o más de ellos. Cada copia de esa persona puede estar contando como un contacto distinto de cara al precio de tu plan, aunque en realidad sea uno solo. Eso sin contar que seguramente le estés impactando más de lo que tienes planificado.
A eso se suman los contactos obsoletos: direcciones que ya no existen, errores de escritura, registros duplicados por una integración mal hecha entre tu web, tu CRM y tu herramienta de email marketing. Nada de eso aporta valor a tus campañas ni a tu gestión comercial, pero todo eso puede estar empujándote hacia un tier de precio más caro del que necesitarías con una base de datos bien depurada. Y de nuevo, sin contar que estás tirando por la borda la maravillosa estrategia de segmentación que llevas meses trabajando.
El coste oculto de no tener depurados el CRM y las listas de email marketing
Piénsalo así: si tu CRM o tu plataforma de email marketing cobra por tramos —por ejemplo, hasta 5.000 contactos un precio, de 5.000 a 10.000 otro—, y tienes 6.000 contactos registrados pero 1.500 de ellos son duplicados entre distintas listas o entre tu CRM y tu herramienta de email, en realidad solo tienes 4.500 contactos reales. Estás pagando el tramo superior por una base de datos que, bien depurada, cabría en el tramo inferior.
Estás pagando el tramo superior por una base de datos que, bien depurada, cabría en el tramo inferior.
Esto no es un caso raro. Ocurre constantemente cuando una empresa gestiona sus contactos a partir de varias fuentes: formularios web, eventos, campañas puntuales, importaciones manuales al CRM. Cada fuente nueva añade contactos a una lista o pipeline distinto, y nadie se para a comprobar cuántos de esos contactos ya estaban registrados en otro sitio.
El resultado es un gasto recurrente, mes tras mes, tanto en el CRM como en la herramienta de email marketing, por contactos que no deberían contar por duplicado. Y como es un coste «de fondo» —no aparece como una línea sorprendente en la factura, simplemente el plan es el que es— es fácil que pase desapercibido durante años.
La solución: depurar los duplicados de CRM y las los listas de tu herramienta de email marketing
En Cronomat.io nos encontramos con este problema constantemente: cuando auditamos el CRM y las plataformas de email marketing de nuestros clientes, una de las tareas que más se repite es precisamente esta, revisar qué contactos están duplicados entre sus distintas listas, audiencias y pipelines antes de tocar nada.
Para no hacerlo a mano cada vez y con fórmulas de excel o similar, gracias a la bendita IA hemos construido una herramienta que resuelve justo ese dolor: un «Chequeador de duplicados» para listas de contactos, ya estén en tu CRM o en tu herramienta email marketing.
¿Cómo funciona?
El funcionamiento es sencillo:
Subimos los CSV de las listas, audiencias o exportaciones del CRM y, en segundos, sabemos cuántos contactos están repetidos y cuáles no. A partir de ahí, extraemos un CSV con los contactos únicos, listo para volver a subirlo a la plataforma.
Es una automatización pensada para resolver rapidamente y de manera super eficiente esta parte concreta de nuestro trabajo de auditoría.
Por qué merece la pena revisar ahora los duplicados de tu CRM y tu email marketing
Si la base de contactos de tu CRM o de tu herramienta de email marketing ha crecido a partir de varias fuentes a lo largo del tiempo (y lao ideal es que lo vayan haciendo), es muy probable que estés pagando por más contactos de los que realmente tienes.
No es un problema que se note de golpe: es un goteo mensual que se acumula, tanto en tu CRM como en tu email marketing.
